Najbardziej przezorni uczą się, aby sprostać wyzwaniom, jakie przyniesie przyszłość. Konsekwencją tego jest rosnąca potrzeba zmiany, aktualizacji i doskonalenia wcześniej uzyskanych kwalifikacji. Zwiększa się  też liczba osób, podejmujących różne formy uczenia się. Chociaż formy szkolenia dorosłych typu studia podyplomowe oraz studia niestacjonarne są nadal bardzo popularne, ważną formą pozaszkolną stały się obecnie szkolenia¹.

Często jednak nie przynoszą one oczekiwanych rezultatów i nie odpowiadają na bieżące potrzeby firmy. Wynika to zazwyczaj z braku lub wadliwie przeprowadzonej identyfikacji potrzeb szkoleniowych, przez co szkolenie jest nieodpowiednio zaprojektowane.

Identyfikacja i analiza potrzeb szkoleniowych jest to proces odkrywania potrzeb danej organizacji w określonym momencie jej funkcjonowania. Jednak pojęcie
to nie zawęża tego procesu jedynie do wyszukiwania potrzeb szkoleniowych, ponieważ często w trakcie przeprowadzanej analizy odkrywane są inne kwestie, które nie są związane ze szkoleniami. Dobrze przeprowadzona identyfikacja problemowych obszarów i wprowadzenie w nich zmian przyczynia się do lepszego funkcjonowania całej organizacji oraz pozwala na skonstruowanie programu edukacyjnego zawierającego treści, metody
i formy szkoleniowe dopasowane do potrzeb organizacji.

Identyfikacja potrzeb szkoleniowych jest skomplikowanym  procesem. Obok trzech poziomów potrzeb – wdrażania – dobre wykonywanie pracy, doskonalenia – lepsze wykonywanie pracy i wprowadzania innowacji – szukanie nowych i lepszych sposobów wykonywania pracy, istnieją również trzy obszary potrzeb: potrzeby organizacyjne, grupowe i indywidualne².

Potrzeby organizacyjne dotyczą efektywności organizacji jako całości.  W tym przypadku proces identyfikacji potrzeb szkoleniowych na poziomie wdrażania, polega na sprawdzeniu czy organizacja osiąga przyjęte standardy efektywności oraz określone cele. Jeśli tak się nie dzieje, zadaniem identyfikacji potrzeb szkoleniowych będzie zbadanie sposobów szkolenia lub uczenia się, które umożliwiłyby osiągnięcie tych standardów. Potrzeby organizacyjne na poziomie doskonalenia powstają wtedy gdy zamierzamy nie tylko osiągnąć założone cele, ale również podnieść ich poziom. Potrzeby poziomu wprowadzania innowacji, pojawiają się wówczas, gdy organizacja postanawia przyjąć nową strategię, opracować nowy produkt lub usługę czy też poddać się programowi na dużą skalę zmian lub utworzyć nowe relacje np. połączenie się z inną organizacją w celu powołania do życia nowej spółki.

Jeżeli potrzeby mają charakter grupowy, w niektórych przypadkach identyfikację potrzeb warto uzupełnić o wywiady indywidualne i grupowe, a także o badanie na podstawie oceny 360 stopni³. Ocena 360 stopni to narzędzie, dzięki któremu osoba poszukuje oceny swojego działania u innych ("respondentów"), czyli osób które z nią pracują i mogą przyczynić się do jej rozwoju.

Potrzeby grupowe dotyczą zazwyczaj efektywności danej grupy; może to być zespół, dział, funkcja, podjednostka. Na poziomie wdrażania, identyfikacja potrzeb polega na ustaleniu, jaka jest wydajność pracy danego zespołu lub grupy oraz czy osiągają one wyznaczone cele. Natomiast na poziomie doskonalenia można znaleźć wiele projektów ustawicznego doskonalenia, ponieważ zazwyczaj są one wykonywane przez zespoły. Zespół potrafi wskazać obszary wymagające doskonalenia, a także efektywnie pracować w celu przeprowadzenia wielu ulepszeń procesów lub systemów. Efektywna współpraca z innymi zespołami, przekraczająca granice działów, może przynieść wielkie zmiany, lepsze relacje oraz poprawę komunikacji, a także umożliwić nowe sposoby współpracy.

Identyfikując potrzeby szkoleniowe na poziomie indywidualnym, warto sięgnąć po kwestionariusze ankiet, testy wiedzy, wykorzystać techniki samooceny, testy psychometryczne, a następnie dane te uzupełnić o wyniki ocen okresowych pracowników oraz raporty z poprzednich szkoleń.

Potrzeby te dotyczą przede wszystkim efektywności jednej lub kilku osób. Informacje na ten temat mogą pomóc w rozpoznaniu specyficznych potrzeb.  W tym przypadku identyfikacja potrzeb szkoleniowych na poziomie wdrażania polega na określeniu, w jakim zakresie jednostki muszą się uczyć lub z jakiego obszaru należy je szkolić, żeby ich efektywność wzrosła do odpowiedniego poziomu przy zmianach metod i procesów, które wymagają nowych kompetencji i umiejętności. Na poziomie doskonalenia identyfikacja potrzeb szkoleniowych indywidualnych wiąże się z rozważaniem, w jakim stopniu jednostki muszą się uczyć lub że należałoby je przeszkolić w zakresie systematycznego, ustawicznego doskonalenia umiejętności i wykazywania inicjatywy. Rozpatrując poziomom wdrażania innowacji dowiadujemy się, czy ludzie muszą nauczyć się myślenia holistycznego  pozwalającego postrzegać pewne obszary wiedzy z różnych punktów widzenia, pracy przekraczającej dotychczasowe granice, sprawdzania własnych założeń lub pracy z ludźmi z innych środowisk, przyjmującymi odmienną perspektywę.

Przedstawiony tu ogólny zarys procesu identyfikacji potrzeb szkoleniowych pozwala dostrzec różnorodność potrzeb szkoleniowych⁴.

Określenie czy potrzeby szkoleniowe mają charakter organizacyjny, grupowy czy indywidualny umożliwiają zaplanowanie działań ułatwiających zastosowanie w pracy zawodowej wiedzy i umiejętności zdobytych podczas szkoleń. Określenie wymiaru potrzeb szkoleniowych ułatwia też wybór odpowiednich technik i narzędzi do zbierania informacji na temat potrzeb.

Właściwie przeprowadzona identyfikacja potrzeb szkoleniowych jest podstawą wszelkich innych czynności związanych ze szkoleniami pracowników. Wymaga ona dokładnego przemyślenia i analizy. Nie należy tez zapominać, że jest to proces wyjątkowo ważny, gdyż uczenie się jest dla ludzi istotną kwestią, a ponadto chodzi tu także o sukces organizacji.

Beata Pabian

Autorka jest pedagogiem
i doradcą zawodowym;
wicedyrektorem Warmińsko – Mazurskiego
Ośrodka Doskonalenia Nauczycieli
w Elblągu odpowiedzialna za diagnozowanie
stanu kwalifikacji nauczycieli
i określania potrzeb w zakresie ich doskonalenia.

¹ A. Andrzejczak, Projektowanie i realizacja szkoleń, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2010, s.9.
² T. Boydell, M.Leary, Identyfikacja potrzeb szkoleniowych, Wolters Kluwer, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2006, s.13.
³ M.Graczyk, artykuł Zysk ze szkolenia, Personel i Zarządzanie, Biuletyn Informacji Szkoleniowych, INFOR Październik 2009, s 8
⁴ T. Boydell, M.Leary, Identyfikacja potrzeb szkoleniowych, Wolters Kluwer, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2006, s.25-27.